Votre nouvel employeur

Hays est fier de collaborer avec cette entreprise établie dans le domaine de l’immobilier. Spécialisé dans le développement et la gestion de propriétés commerciales, ils sont connus pour le portefeuille de qualité, ainsi que leurs projets innovants. Ensemble, nous recherchons un(e) Administrateur.trice de Baux.

Votre nouveau poste

• Percevoir les loyers impayés et soutenir les commis aux comptes recevables dans l’attribution des paiements reçus.

• Préparer le Registre de loyers mensuel et expliquer les variances.

• Effectuer les changements suivant tout amendement, renouvellement, cession, terminaison, incluant notamment les ajustements rétroactifs, la mise à jour des systèmes et le suivi de toutes sommes à recevoir.

• Préparer et envoyer les avis de loyer à la date de commencement et lors de tout changement affectant le loyer.

• Faire les 13e factures et les faire parvenir aux locataires. Répondre à leurs questions.

• Faire la mise à jour et le suivi des certificats de mesurage BOMA et ajuster les loyers en conséquence.

• Fournir les résumés de baux à l’intention des différents départements.

• Tenir à jour les superficies locatives des unités et des centres existants, créer toute nouvelle unité au besoin.

• Informer les départements concernés des changements les affectants.

• Suivre les charges qui sont augmentées annuellement en fonction de l’IPC, calculer les taux et mettre à jour le système de gestion.

• Faire le suivi mensuel des obligations au bail, notamment :

  • Obtenir les rapports de ventes et facturer les loyers proportionnels si requis.

  • Obtenir copie des certificats d’assurances et en assurer la conformité.

  • Obtenir copie de tout contrat d’entretien requis en vertu du bail.

• Rédiger et transmettre les lettres de remises des lieux loués et coordonner avec le gestionnaire de propriété.

• Recevoir, préparer et assurer le suivi des demandes de cession, sous-location, etc.

• Maintenir une bonne relation avec les locataires au moyen de contacts réguliers et proactifs.

• Préparer et signifier tous avis nécessaires aux locataires dans le cours normal de la gestion du bail.

• Travailler en collaboration avec le Coordonnateur des nouveaux locataires et les Gestionnaires de propriétés.

• Interpréter certaines clauses du bail sur demande, relativement aux obligations du locataire et du bailleur.

• Supporter les comptables de propriétés pour toutes questions financières.

• Créer les unités locatives de tout nouveau centre et tenir à jour les superficies des centres existants.

• Recueillir l’information et préparer les certificats (estoppels) pour tout financement ou transaction de vente.

• Préparation de rapports internes, notamment :

  • Rapports de ventes mensuels et trimestriels.

  • Age des comptes recevables avec notes de suivi.
    
    

• Analyser les documents de baux et autres documents légaux, les interpréter et extraire les informations financières et légales :

  • Déterminer la date de commencement, durée du terme, saisir les taux de loyer et détails des loyers proportionnels (%).

  • Saisir toute option en faveur du locataire ou du bailleur.

  • Saisir les clauses du bail standards et spécifique.

  • Identifier et configurer les frais d’opérations et taxes foncières, exclusions, augmentations fixes et frais d’administration.

• Fais un suivi des dates importantes et conditions légales et communiquer l’information aux départements concernés, notamment :

  • Droits de terminaison

  • Options de renouvellement

  • Fin de baux

• Suivre les dossiers litigieux avec le contentieux d’Harden.

• Fournir tout document ou analyses requises dans les processus d’acquisition.

• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Les qualifications demandées

• Minimum de deux (2) ans dans un role d'administration ou d'analyse de baux commerciaux

• Grand sens de l’organisation et souci approfondi du détail;

• Dynamisme et esprit d’équipe;

• Sens analytique et notions comptables;

• Grandes habiletés en gestion de temps et capacité à travailler sous pression ;

• Maîtriser le français et l’anglais, à l’oral et à l’écrit (requis) ;

• Connaissances approfondies de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook et Word requis) et Yardi;

Les avantages offerts

• Un salaire compétitif entre $70,000 - $80,000, dépendamment de l’expérience;
• Un model hybride, avec 2 jours de télétravail par semaine;
• Des avantages compréhensifs (assurance collective, plan REER, stationnement gratuit, gym gratuite aux bureaux, et autres);
• Potentiel d’avancement de carrière.

Que faire si ce poste vous intéresse?

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