Votre nouvel employeur

Hays est fier de collaborer une nouvelle fois avec cet employeur de choix. Ce propriétaire national, un PFI, est spécialisé en immobilier commercial et industriel. Ils sont connus pour leur excellent portefeuille. Ensemble, nous recherchons un.e Adjoint.e. Administratif.ve & Réception, capable de soutenir des profils de direction.

Votre nouveau poste

Administration-Gestion immobilière

• Effectuer le travail général de soutien administratif tel que la rédaction de différents documents (rapports, correspondances, mémos, contrats, etc.), classement, archivage virtuel (scan), photocopies, etc. ;

• Mettre à jour les différentes bases de données, répertoire, rapports, tableaux de suivis ou autres documents importants ;

• En collaboration avec les équipes de gestion, établir le standard du suivi de la mise à jour de certains documents relatifs aux locataires (assurance, fiche du locataire, manuel du locataire, etc.);

• Effectuer la gestion du logiciel de demandes de services des locataires (Entrée de nouveaux usagers, changements d'accès du personnel, modification au niveau des protocoles d'escalade et la distribution des tâches, support pour les usagers, etc.)

• Standardiser le service à la clientèle pour tous les locataires de la région de Montréal et s'assurer de l'adhésion de l'équipe de gestion au nouveau standard (envoie des mémos et annonce via courriel ou le portail client Angus) ;

• Participer à la préparation des comités de gestion avec le Directeur Gestion immobilière - Région Montréal

• Supporter le directeur Gestion Immobilière - Région Montréal dans le développement des processus, politiques et procédures du département.

• Toutes autres tâches connexes.

• 
  Réception
  Vider le lave-vaisselle et le remplir, et le partir le soir en quittant;

• Approvisionner le café-tisane, essuie-mains, sucre;

• Commande de lait une fois par semaine;

• S’assurer de la propreté de la réception ;

• Faire la répartition et distribution du courrier reçu par Postes Canada et par messagers;

• Répondre au téléphone et diriger les appels;

• S’occuper des expéditions (messagers et boîtes);

• Gestion des fournitures de bureau et rangement des commandes reçues;

• Timbrer le courrier et aller le poster en partant le soir;

• Offrir des rafraîchissements/café aux visiteurs;

• Réunions dans les salles de conférences : eau-verres-café-tasses (si applicable) et s’assurer de la propreté ;

• Arroser les plantes;

• Autres tâches ponctuelles;

Les qualifications demandées

• Formation en administration, secrétariat ou équivalent;

• Expérience minimale de 3 ans dans un poste similaire;

• Excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point);

• Habiletés supérieures en rédaction et en communication, (français et anglais);

• Connaissance du marché de l’immobilier commercial, un atout.

• Une personne positive, souriante, professionnelle et ponctuelle ;

• Capacité à communiquer chaleureusement et d’offrir un service à la clientèle impeccable;

• Personne organisée et méticuleuse malgré la réalisation simultanée de plusieurs tâches;

Les avantages offerts

• Un salaire compétitif selon l’expérience;

• Assurance collective (médicale, dentaire...) payée à 60% par l'employeur;

• Un compte de dépense de 300 $;

• Un programme d'options sur actions;

• 3 semaines de vacances;

• Et bien plus encore!

Que faire si ce poste vous intéresse?

Cette offre ne vous intéresse pas, mais vous aimeriez peut-être changer d'emploi? Communiquez avec nous pour une discussion en toute confidentialité.

#LI-DNI