5 étapes pour l'intégration: Comment bien faire les choses

Les programmes d'intégration n'obtiennent souvent pas l'attention dont ils ont besoin. Après un processus d'embauche rigoureux, nous pouvons avoir l'impression que la partie la plus difficile est derrière nous. Pourtant, une intégration efficace est essentielle. S'assurer que les nouveaux employés ont un bon départ est la clé de leur succès et de la croissance de l'entreprise.

Dans ce blogue, j'aborderai l'importance de l'intégration, soulignerai les étapes cruciales et partagerai les meilleures pratiques pour m'assurer que les entreprises canadiennes le font correctement.

Qu'est-ce que l'intégration?

L'intégration et la formation sont souvent regroupées. Mais ces processus complémentaires sont en fait des fonctions très différentes dans la gestion des ressources humaines.

Les « intronisations » ont généralement lieu le premier jour de travail d'un employé. Les séances de formation professionnelle sont généralement axées sur un aspect précis du travail. Mais l'objectif de l'intégration est d'intégrer les nouvelles recrues dans l'organisation de manière plus large.

Les programmes d'intégration sont un processus plus large, plus holistique et à durée déterminée. Ces processus fournissent aux nouvelles recrues des connaissances, des ressources et du soutien. L'objectif devrait être de former vos nouveaux arrivants en employés productifs et engagés. Dans l'ensemble, l'intégration aide à aligner tout le personnel sur la culture et les objectifs de l'entreprise.

L'intégration commence au moment où une organisation fait une offre d'emploi à un candidat en particulier. Le processus comprend des étapes clés telles que:

• Gérer le processus de démission avec l'ancien employeur du candidat.
• Effectuer diverses vérifications de conformité et de crédit.
• L'émission et la signature du nouveau contrat.
• Convenir d'une date de début pour cette personne.
• Les intégrer à l'entreprise.

Comment réussir l'intégration

La plupart des programmes complets durent jusqu'à la fin de la période de probation d'une personne dans son nouveau rôle. Cela peut prendre 90 jours, six mois ou même un an, mais l'intégration devrait se poursuivre à long terme, avec plusieurs services engagés au-delà du premier jour d'un nouvel employé.

Voici quelques étapes pour assurer un processus d'intégration efficace pour les nouvelles recrues:

Qui devrait participer à l'intégration des nouveaux arrivants?

Une bonne intégration nécessite la collaboration de plusieurs services, notamment:

• RH 
• Paie
• Finances
• Gouvernance
• Formation
• TI 
• Gestion des installations 
• Sécurité 
• Approvisionnement 
• Santé et sécurité 
• Opérations 
• Gestion hiérarchique

Étape 1: Préembarquement

L'intégration commence avant même le premier jour. Il s'agit d'un élément important de la création d'une stratégie d'intégration. La communication peut préparer le nouvel employé à ce à quoi il peut s'attendre.

Aidez votre nouvel employé à comprendre comment se préparer à son nouveau rôle. Répondez aux questions et manipulez la documentation nécessaire pour faciliter la transition.

Étape 2: Intégration structurée

Offrez une initiation organisée dès le premier jour. Présentez les nouveaux employés aux membres de l'équipe, aux politiques de l'entreprise et aux ressources essentielles.

N'oubliez pas: les inductions ne doivent pas se limiter au premier jour. Certaines organisations ont adopté la politique consistant à effectuer régulièrement des inductions légères. Cette approche comble les lacunes potentielles pour les nouveaux employés qui commencent leur emploi avant ou après l'intégration mensuelle régulière.

Étape 3: Formation spécifique au rôle

Personnalisez la formation en fonction du rôle et du service pour aider vos nouveaux employés à se sentir en confiance dans leurs tâches. Assurez-vous que les employés reçoivent l'information et les compétences les plus pertinentes nécessaires pour réussir. Cette approche d'intégration augmentera la capacité de votre équipe à apporter des contributions significatives.

Étape 4: Vérifications régulières

Établir un système de rétroaction régulière pendant la période de probation. Cela aidera les nouveaux employés à se sentir soutenus et permettra aux gestionnaires de répondre à leurs préoccupations dès le début.

Comme l'intégration s'étend plus souvent tout au long de la période de probation, les services des RH et les gestionnaires hiérarchiques doivent rester disponibles. Les examens réguliers devraient durer jusqu'à une réunion de révision de probation et au-delà.

Étape 5: Intégration culturelle

Assurez-vous que votre processus d'intégration reflète la culture et les valeurs de l'entreprise. Ce faisant, vous aiderez les nouveaux employés à se connecter à la mission plus large.

L'intégration culturelle peut également s'appliquer lorsqu'un nouvel employé déménage d'un autre pays. Par exemple, de nombreuses organisations fournissent des renseignements détaillés sur les aspects pratiques du travail dans un nouveau pays. Pour les nouvelles recrues de l'étranger, créez une ressource d'information utile. Abordez des sujets tels que la façon de présenter une demande de PPS, l'ouverture d'un compte bancaire et la recherche d'un logement.

La profondeur et l'ampleur de votre intégration dépendront souvent de la personne concernée. Les nominations supérieures s'accompagnent d'une connaissance détaillée de leur secteur d'activité. Ils auront donc probablement besoin de séances d'intégration moins détaillées. Alors que les nouveaux diplômés ou quelqu'un qui déménage d'une autre industrie ou d'un autre pays auront besoin de plus de soutien.

Comment maximiser le potentiel de votre plan d'intégration

Les processus d'intégration doivent être attrayants et soigneusement étudiés. Vous devez également chercher à refléter la culture de l'entreprise. Voici quelques pratiques exemplaires:

Mobiliser les nouvelles recrues

Faites de la place dans votre agenda pour les nouvelles recrues et encouragez votre équipe à faire de même. Cela permettra de s'assurer que vos nouveaux employés sont engagés de manière appropriée pendant les premières semaines d'emploi. Se sentir perdu, incertain ou « gênant » est une expérience décourageante pour les nouveaux employés.

Assurer des ressources adéquates

Investissez dans des outils administratifs et des technologies pour responsabiliser les équipes RH. Laissez-les se concentrer sur des activités qui ajoutent de la valeur, plutôt que sur une administration laborieuse.

Les équipes RH sont au cœur de l'intégration. Ils ont besoin de suffisamment de temps et de ressources pour superviser l'intégration du début à la fin. Sans cet avis, il y a un risque de négliger vos nouveaux arrivants.

Attribuer la propriété

Une intégration efficace peut être un processus complexe qui s'étend à de nombreux services. Mais il est important d'attribuer la propriété du processus à une personne de haut niveau de l'organisation. Cette personne doit avoir le pouvoir nécessaire pour libérer les ressources et le personnel nécessaires de plusieurs volets. Ce n'est qu'ainsi que vous pourrez créer une expérience d'intégration complète et positive.

En suivant ces étapes, vous aiderez vos nouveaux arrivants à démarrer sur les chapeaux de roue. Attribuez des rôles et des responsabilités clairs pour simplifier votre processus. Et n'oubliez pas que l'intégration implique beaucoup plus que la lecture du manuel de l'employé!

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