Arrêtez de taper et commencez à parler: Améliorez la communication au travail

Tout au long de ma carrière, j'ai eu la chance de travailler avec certains des meilleurs chefs d'entreprise. Leurs compétences techniques et stratégiques ont peut-être été essentielles à leur ascension au sein d'une organisation. Cependant, je crois que ce sont leurs excellentes compétences en communication qui leur ont permis de livrer et d'atteindre le sommet de leur carrière.

Pourquoi la communication en milieu de travail est-elle si importante?

Les rouages des affaires sont huilés par une communication efficace et les dirigeants doivent établir la norme par leurs propres actions. La promotion d'un environnement de travail qui prospère grâce à une communication ouverte et efficace est la clé du succès.

Bien qu'Internet ait ouvert un nouveau domaine de possibilités pour entrer en contact avec des gens du monde entier à tout moment, il existe des facteurs inhérents à la communication en ligne qui limitent sa capacité à promouvoir les mêmes niveaux de satisfaction que la communication traditionnelle en personne. Selon Psychminds.com, l'art de la conversation n'est pas mort. En fait, la communication directe est toujours la façon la plus vénérée et la plus fiable de faire des affaires.

Malheureusement, nous sommes devenus dépendants de la commodité et des raccourcis. Notre capacité d'attention n'a pas baissé; Nos options ont simplement augmenté.

Quel impact la technologie a-t-elle eu sur le développement de bonnes compétences en communication?

Je suis un fervent défenseur de la technologie et de tous les avantages qu'elle apporte aux entreprises. Mais dans le monde d'aujourd'hui, en évolution rapide et axé sur la technologie, nous n'apprécions pas les types traditionnels de compétences en communication. Certaines organisations ignorent complètement les interactions en face à face et l'art de l'écoute. La plupart d'entre nous préfèrent envoyer un courriel à un collègue assis à deux bureaux plutôt que de prendre le temps de lui parler en personne. 

Voici trois façons de favoriser un environnement de travail plus collaboratif et, en fin de compte, fructueux:

1. Pour communiquer efficacement, quittez votre bureau et marchez sur le plancher

Plus de 205 milliards de courriels sont envoyés chaque jour dans le monde. Il est facile de se fier aux écrans, plutôt que d'interagir avec un collègue, un fournisseur ou un client en personne ou au téléphone. Dans ce cas, la direction devrait diriger à partir de l'avant. Les dirigeants doivent: 

• Quitter les limites de leurs bureaux et marcher sur le plancher.
• Soyez ouvert à discuter des problèmes avec le personnel en personne.
• Passez à la cantine du bureau et joignez-vous à une équipe pour le dîner.

Les employés doivent voir la valeur du dialogue en personne et être encouragés à aborder les problèmes en personne. Cette approche est loin des courriels interminables qui prennent du temps et drainent la productivité. 

Encouragez la communication interne à l'extérieur des bureaux

Aucune entreprise n'a réussi parce que leurs équipes étaient attachées à leur bureau toute la journée. Mais même avec les meilleures intentions, il peut parfois être difficile d'amener les gens à s'éloigner de leurs listes de choses à faire. Les chefs d'entreprise devraient encourager les membres de leur équipe à se séparer - suggérez de passer du temps à discuter du dernier projet ou de la dernière stratégie. 

Je trouve que les ateliers d'une demi-journée, ou l'organisation de remue-méninges à différents endroits, favorisent une meilleure communication entre collègues. Ces échanges fluides sont les meilleures méthodes pour séparer les suggestions fortes des faibles. Les collègues peuvent rapidement identifier les défauts ou renforcer les forces sans se laisser prendre par des fils de courriels périodiques et interminables.

2. Inculquer une culture d'entreprise de confiance et encourager le partage d'idées

Dans des rôles précédents, j'ai vu l'impact négatif de collègues qui ont fermé les idées avant d'avoir eu l'occasion de les expliquer complètement. Certains professionnels ont l'intention de poursuivre leur propre programme, quelle que soit la discussion. Il est important de créer une culture où les employés se sentent en confiance pour présenter des idées. Vous devez encourager votre équipe, que ce soit lors de réunions en personne ou de conférences téléphoniques.

Les chefs d'entreprise devraient donner l'exemple en organisant des réunions efficacement et en favorisant une culture de «porte ouverte». Encourager la communication ouverte et le partage à tous les niveaux.

Essayez l'approche «oui, et» pour lutter contre une mauvaise communication

En tant que leader, vous faites partie intégrante de l'établissement d'une atmosphère de confiance qui encourage l'échange d'idées. Je crois fermement à l'approche du «oui et». Ce style de communication consiste à s'appuyer sur l'idée d'un membre de l'équipe. Vous pouvez également utiliser cette tactique pour suggérer une solution alternative. Il est important de noter que «oui, et» évite simplement de fermer les propositions.

Une façon de profiter de réunions ouvertes et réciproques est de laisser vos téléphones intelligents à l'extérieur. Évitez les distractions dans la salle de réunion elle-même, concentrez-vous sur les conversations directes et l'écoute active.

3. L'écoute est la clé de la communication en milieu de travail

Une erreur fréquente en gestion est de penser qu'une communication efficace signifie que vous devez dire quelque chose. En tant que leader, il est essentiel d'établir une vision inspirante qui résonne avec vos employés. Vous devez viser à renforcer l'engagement de chaque membre de l'équipe envers votre organisation.

À mon avis, il est tout aussi important de prendre le temps d'écouter vos employés. Vous devriez également encourager les autres à faire de même.

Ajoutez une écoute active à vos outils de communication efficaces

Cela peut sembler une différence subtile, mais concentrez-vous sur l'écoute active plutôt que sur l'écoute de quelqu'un. Utilisez des indices visuels et un langage corporel pour montrer que vous écoutez. Ce petit changement fera une différence dans votre façon de communiquer. Être reconnu comme un grand auditeur au sein de votre organisation est l'un des plus grands attributs que vous puissiez gagner.

En bâtissant votre réputation de bon auditeur, vous deviendrez un premier point de contact pour toutes vos préoccupations ou questions. Cette réputation est une facette importante de votre rôle de leader.

Canaux de communication ouverts à grande échelle

Je trouve que l'organisation et la tenue de réunions publiques fonctionnent bien. Je profite de ces réunions pour établir la stratégie et la vision les plus récentes. Ces séances donnent également aux équipes l'occasion de s'exprimer et de donner leur avis.

Réunir des stratégies de communication solides

Je crois fermement qu'il y a de la valeur dans la communication en personne. Encourager une communication efficace au sein de votre entreprise aura un effet tangible sur la performance de vos employés. En retour, les encourager à s'attaquer aux problèmes directement et de manière plus productive.

En tant que leader, il est de votre responsabilité de créer et d'entretenir cet environnement ouvert, confiant et productif:

• Montrez votre appréciation pour le travail acharné au lieu d'envoyer un courriel rapide «bravo».
• Lorsque vous proposez votre propre stratégie, encouragez votre équipe à faire des suggestions volontaires.
• Favorisez une atmosphère où les idées circulent librement - entre le personnel et de vous.

Vous ne pouvez pas acquérir ces compétences dans une école de commerce ou en suivant un cours en ligne. Mais en les faisant correctement, vous ferez une énorme différence dans les résultats de votre organisation. Assurez-vous de diriger de l'avant. Si votre bureau est silencieux, vous voudrez peut-être faire du bruit.